Pergudangan Bencana Alam merupakan bagian dari mata rantai pasokan sehingga menjadi bagian penting dari tahapan dalam proses manajemen logistik dan peralatan.
Pergudangan Bencana alam berbeda dengan gudang di kawasan industri dan pergudangan eksklusif. Pergudangan di sini meliputi penerimaan dan penanganan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan penanggulangan bencana agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
1. Strategi
Strategi pengelolaan pergudangan merupakan perencanaan umum dalam rangka mengelola gudang sebagai tempat penyimpanan bantuan logistik dan peralatan penangulangan bencana. Strategi dalam pengelolaan gudang ini merupakan upaya penjaminan jumlah, jenis dan mutu bantuan logistik dan peralatan penanggulangan bencana.
2. Kebijakan
Kebijakan pengelolaan pergudangan merupakan pelaksanaan pengelolaan bantuan logistik dan peralatan yang meliputi :
1. Penerimaaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:
a. 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus menerus).
b. First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.
c. First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
d. Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.
4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dalam lampiran.
6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :
Pergudangan Bencana alam berbeda dengan gudang di kawasan industri dan pergudangan eksklusif. Pergudangan di sini meliputi penerimaan dan penanganan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan penanggulangan bencana agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
Strategi dan Kebijakan Pergudangan Bencana Alam
1. Strategi
Strategi pengelolaan pergudangan merupakan perencanaan umum dalam rangka mengelola gudang sebagai tempat penyimpanan bantuan logistik dan peralatan penangulangan bencana. Strategi dalam pengelolaan gudang ini merupakan upaya penjaminan jumlah, jenis dan mutu bantuan logistik dan peralatan penanggulangan bencana.
2. Kebijakan
Kebijakan pengelolaan pergudangan merupakan pelaksanaan pengelolaan bantuan logistik dan peralatan yang meliputi :
- a. Penerimaan bantuan logistik dan peralatan untuk persediaan penanggulangan bencana.
- b. Penyimpanan bantuan logistik dan peralatan penanggulangan bencana menjamin jumlah, jenis dan mutu bantuan logistik dan peralatan.
- c. Pemeliharaan bantuan logistik dan peralatan penanggulangan bencana menjamin mutu bantuan logistik dan peralatan.
- d. Pengamanan bantuan logistik dan peralatan penanggulangan bencana untuk menjamin keselamatan.
Mekanisme pergudangan bencana alam
Mekanisme pergudangan bencana alam meliputi proses sebagai berikut:1. Penerimaaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
- a. Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
- b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan.
Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:
a. 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus menerus).
b. First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.
c. First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
d. Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.
4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dalam lampiran.
6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :
- 1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- 2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
- 3) Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.
- 1) Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.
- 2) Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.
- 3) Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.
- 4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
- 5) Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.
- 6) Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.
- 7) Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang.